Офис в стиле Agile как новый эффективный подход

Agile переводится как «гибкий», а пришёл этот термин из IT, где он означает метод гибкой разработки программного обеспечения.

Сейчас метод agile используют не только в сфере информационных технологий, но и в бизнесе как систему управления проектами, основанную на поэтапном развитии: не совершенство, а прогресс — важнее всего.

Метод agile строится на работе небольшой команды, которая постепенно развивает некий продукт. Когда самая простая версия продукта готова к запуску, её запускают, и в то же время продолжается активная работа команды по обновлениям и улучшениям проекта.

В постоянно меняющемся мире гибкость управления бизнесом — одно из важнейших качеств. Agile-метод делает основной упор на гибкость в течение всего жизненного цикла проекта, позволяя проектным командам быстро реагировать на новые идеи или изменения.

Работа над проектом состоит из «спринтов», после которых все его участники дают оценку сделанному, корректируют и вносят изменения в дальнейший план разработки. Члены команды, выполняющие разные задачи, ответственны не только за свою часть работы, они несут ответственность за реализацию всего проекта. Другими словами, их объединяет чувство общей ответственности.

Что же такое agile-офис?

Agile стал популярным в нашей стране благодаря Герману Грефу, который публично рассказал об успехах, которых можно достигнуть с помощью гибкого метода, и создал первый в России agile-офис.

Гибкий офис — это не игровые приставки, настольный хоккей или новейшая модульная мебель. Это философия, на которой строится офисное пространство.

Agile working призывает компании создавать разнообразные рабочие пространства, чтобы дать людям возможность выбирать, как и где они хотят работать в зависимости от поставленной задачи.

Работать умнее не означает, что тяжелее. Частично работать умнее подразумевает трудиться в среде, которая поддерживает формат выполняемой работы и стадию проекта, на котором она находится. Agile-офис позволяет людям работать над своими задачами, при этом легко взаимодействуя со своими коллегами.

В целом, гибкие пространства обеспечивают здоровый баланс между потребностью человека в спокойной, рефлексивной и целенаправленной работе и функцией совместной деятельности большой команды для решения сложных задач.

Зачем вам agile?

1. Ни для кого не секрет, что недвижимость — это одна из самых высоких затрат, с которой сталкиваются корпорации. Переход к более гибкому общему пространству позволяет оптимизировать его использование и разместить больше людей на меньшей площади.

В компании из 5000 человек на работу никогда не выходят все 5000. Это количество будет равно 4500 или 4300, если учитывать все больничные и командировки. Поэтому гибкие рабочие места помогут сэкономить на аренде офисного пространства. Не нужно постоянно держать 5000 рабочих мест и кабинетов.

2. Совместная культура производит лучшие идеи. Когда командам предоставляется пространство для действительно совместной работы, скачок творческого мышления и инноваций может быть поразительным.

3. Удовлетворенность сотрудников повышает производительность труда. Вот ещё один общеизвестный факт: более счастливые сотрудники работают усерднее, больше заняты выполнением поставленных задач и дают лучшие результаты.

4. Нематериальный рост мотивации сотрудников. Когда команда быстро добивается успеха и ощущает эффективность своего труда, она понимает значимость работы для общего дела и развития компании.

5. Когда вы делаете крупные корпоративные инвестиции, вы хотите сделать все возможное, чтобы получить максимальную отдачу от ваших денег, а также максимально оперативно реализовать эту рентабельность. Когда дело доходит до перехода в гибкую рабочую среду, это означает использование новейших технологий для измерения использования пространства и помогает вам управлять и оптимизировать то, как люди используют ваше рабочее место.

Из чего состоит agile-офис?

Главный критерий agile-офиса — рациональность, поэтому перед тем как создавать свой гибкий офис, важно оценить самые популярные зоны в вашем офисе и те, которые используются крайне редко. Нужные зоны стоит увеличить, а неиспользуемые лучше всего заменить или сократить.

Область сотрудничества или пространство для совместной работы open space

Зона предназначена для обмена идеями и групповой деятельности. Пространство заполнено большим количеством рабочих мест и общих зон разного назначения. Работа в условиях open space позволит сотрудникам взаимодействовать между собой и участвовать в командных проектах.

Фокусная или тихая зона

Используется для концентрированной работы, конфиденциальных встреч и расслабленного отдыха сотрудников. Такие зоны оборудованы модулями с акустическими панелями, удобными кабинками или рабочими местами, отделенными от общего пространства open space.

Социальная зона или зона отдыха и неформальных встреч

В среднем 80% коротких встреч проводят 2–4 человека. Кроме того, не каждая встреча обязательно должна быть закрытой. Поэтому замена некоторых конференц-залов зонами, оборудованными небольшими столиками, высокими столами, диванами с высокими спинками или кабинкой, где могут проводиться короткие встречи и собрания, не только повышает производительность, но и оптимизирует занятость.

Зоны отдыха не должны быть построены только для потребления продуктов питания. Люди обедают чаще всего с 12 до 14 часов, в остальное время это пространство может использоваться как творческое место, разделенное на несколько частей: диваны и кресла с высокими акустическими экранами, открытые зоны с комфортной мягкой мебелью и журнальными столиками или столы и стулья на высоких опорах, большие столы, скамейки и игры.

Переговорная зона / зона обучения

Это закрытые переговорные для официальных встреч и презентаций. Помимо мебели, они оборудованы техникой для аудио- и видеотрансляций, компьютерами, электрическими розетками.

Как раз для таких переговорных подходит наш стол I-Meet, который эргономично спроектирован и вмещает максимальное количество техники.

Зона приземления

Такая зона нужна для сотрудников, которые приезжают в офис только несколько раз в неделю — на встречу или работать над отчетами. Поэтому им необходимо так называемое временное место, где они смогут подключиться к Wi-Fi и розетке. Эту зону также могут использовать штатные сотрудники, у которых возникло желание сменить рабочее место.

Зона с оргтехникой и хранением

При необходимости сотрудники должны иметь легкий доступ к основным ресурсам, таким как документация, оборудование, расходные материалы, принтеры и копиры. Agile-офис важно сделать как можно менее шумным, поэтому в идеале такая зона не должна располагаться слишком близко к рабочим местам.

Если вы хотите изменить свою офисную культуру и стимулировать творческий подход и сотрудничество, современный офис в формате agile может быть правильным выбором для вас и вашей компании. Однако, если он реализован слишком поспешно или по неправильным причинам (например, вы хотите, чтобы ваша компания присоединилась к растущей тенденции), вам может потребоваться сделать шаг назад и пересмотреть свою мотивацию.

Гибкий офис требует планирования и анализа: что кажется нужным именно для организации и какой тип пространства будет соответствовать характеру вашей работы лучше всего.