8 вариантов сделать комфортным открытый офис

Открытый офис, или так называемый «опенспейс» – планировка офисного пространства, вызывающая некоторые неоднозначные мнения. Часть людей полагают, что в открытом офисе сложно работать, поскольку сосредоточение в нем невозможно. Другая же часть считает, что подобная планировка способствует сплочению рабочего коллектива.

Чтобы исключить негативные факторы открытого офиса, можно попробовать воплотить в жизнь те несколько рекомендаций, которые мы приведем ниже. Эти советы помогут сделать опенспейс более комфортным для работы при их правильном воплощении.

Противники открытых офисов говорят о том, что основной минус такой организации рабочего пространства – это шум и постоянное движение сотрудников по офису, по причине которых сосредоточиться на работе практически невозможно. Но все же есть некоторые веские доводы, которые убеждают работодателей отдавать предпочтение именно опенспейс, а не отдельным кабинетам для каждого сотрудника или группы работников.

Почему открытый офис предпочтительнее планировки кабинетного типа

• Если в рабочем коллективе есть интроверты, для них система открытого офиса более удобна с точки зрения общения с коллегами, так как офисные столы Bench предоставляет возможность общаться, не покидая своего рабочего места. И это очень важно для людей подобного психотипа, которые с трудом могут заставить себя зайти в чей-то кабинет. Преимущество простоты общения хорошо заметно и на примере руководства, которое работает с подчиненными в едином пространстве: в этом случае легче обратиться к начальству с решением каких-либо вопросов, ведь сотрудники перестают его опасаться.
• При правильной организации опенспейс обеспечивает возможность выстраивать конструктивный диалог между работниками. Этот преимущество является некоторым повторением первого, но имеет немаловажное значение, поэтому есть смысл заострить на нем внимание еще раз. В данном случае речь идет обо всех сотрудниках: им легче общаться в коллективе при условии работы в едином пространстве. Возникает доверие, которое распространяется не только на привычную рабочую ситуацию, но и на различные собрания, выступления перед коллегами с предложениями и идеями. Выступать перед теми, кого видишь каждый день, намного легче, поэтому стеснение и волнение уходят на второй план, благодаря чему продуктивность подобных выступлений возрастает, а вместе с ним – и благополучие компании.
• Открытый офис позволяет снизить расходы, связанные с содержанием рабочего помещения. Очевидно, что содержание опенспейс выходит дешевле, чем нескольких кабинетов. Мебель для офиса в открытом помещении можно расставить плотнее, что позволяет сэкономить на аренде рабочей площади.

Несколько вариантов комфортного обустройства опенспейс

1. Организация различных рабочих зон

   Опенспейс предоставляет отличные возможности для формирования различных рабочих пространств. Здесь можно обустроить общую зону с большими объединенными столами для тех, кому важно общение в процессе работы, а также отдельные рабочие места полуизолированного типа для тех, кому важно сосредоточение для выполнения рабочих задач. Специалисты в области обустройства офисного пространства подтверждают мысль о том, что опенспейс – это не просто тесное помещение, где плотными рядами расставлена мебель и практически нет свободного места. Некоторые компании предоставляют сотрудникам не только рабочее место в системе опенспейс, но и отдельные уединенные комнаты, куда могут пойти работать те сотрудники, которым мешает шум. В подобных комнатах нельзя переговариваться и громко беседовать. Еще одно решение, которые предлагают специалисты по обустройству рабочего интерьера, заключается в том, чтобы в открытом офисе поставить несколько будок, похожих не телефонные. Они предназначены для ведения переговоров по телефону или скайпу, а также для работы в тишине.

2. Планировка опенспейс с ориентацией на потребности ваших сотрудников

   В этом случае имеется в виду необходимость обустройства рабочего пространства с опорой на потребности именно ваших работников, а не по образу и подобию каких-либо других компаний. Большинство заказчиков, обращающихся к дизайнерам офисных интерьеров, порой сами не знают, что хотят получить в результате. Нет четкого представления о том, как именно должен выглядеть офис, поэтому часто звучат предложения типа «сделайте, как у Google». Такой подход не учитывает потребности сотрудников определенной организации. А ведь руководство в первую очередь должно опираться на те цели и задачи, которые стоят именно перед его компанией. Нужно задаться вопросом о том, как именно система открытого офиса поможет в достижении поставленных целей. Важно понимать, какое значение имеет общение между сотрудниками, а также кому оно нужно, а кому нет. Четкое понимание ситуации с ориентиром на этот критерий позволит выстроить продуманное и максимально удобное для работы всех сотрудников рабочее пространство.

3. Расположение различных рабочих зон открытого офисного пространства

   При формировании интерьера офисную мебель и технику нужно расставить таким образом, чтобы каждый сотрудник тратил минимум времени на перемещение по офису с целью решения той или иной задачи. Например, в случае дальнего расположения телефонной будки сотрудник предпочтет вести переговоры по телефону прямо на рабочем месте, тем самым создавая шум и мешая своим коллегам.

4. Применение «эффекта библиотеки»

   Мебель для персонала часто оборудуется специальными перегородками, разделяющими столы. В этом случае сотрудники не видят лиц друг друга, что создает ложное восприятие уединенности, являющееся причиной разговоров по телефону на рабочем месте, прослушивания музыки и т.д. То есть сотрудники не видят друг друга, поэтому думают, что и не мешают коллегам своими разговорами.
   Предлагаемый к использованию «эффект библиотеки» заключается в том, чтобы убрать перегородки между столами. Такой метод позволит обратить внимание каждого сотрудника на то, что коллеги занимаются своими делами. Следовательно, у того, кто захочет поговорить по телефону или послушать музыку, должно пропасть желание делать это в общем пространстве. Как показывает практика, такой метод доказал свою действенность: там, где он был опробован, стало намного тише.

5. Установление четких правил

   Разные рабочие зоны в рамках одного открытого офиса будут эффективными настолько, насколько ясно каждый сотрудник осознает назначение каждого отдельного рабочего пространства. Поэтому руководители должны установить определенные правила в отношении пользования каждой рабочей зоной. То есть в определенных частях офиса нужно запретить телефонные разговоры, прослушивание музыки, общение на нерабочие темы и т.д. При этом стоит выделить и те зоны, где будут разрешены все перечисленные варианты общения, а также проведение мозговых штурмов всем коллективом.
   Руководство должно дать понять работникам, что нет ничего плохого и в том, чтобы вовремя отказать коллеге в общении по нерабочим вопросам. Для этого достаточно попросить не отвлекать в коллективном чате, если не хочется озвучивать эту просьбу на весь открытый офис. В качестве устройства, сигнализирующего о занятости, можно использовать наушники или специальный USB-индикатор занятости, который горит красным в случае занятости сотрудника или зеленым при условии, что он готов обсудить некоторые рабочие вопросы.

6. Размещение растений в офисном пространстве

   Даже если для обустройства рабочего интерьера использована стильная офисная мебель, она не всегда может обеспечить нужный уровень комфорта. И речь идет не столько о физическом удобстве пребывания на рабочем месте, сколько о психологическом. Элементы природы в открытом офисном пространстве благотворно влияют на способность работников принимать те или иные решения, повышая продуктивность рабочего процесса. И если нет возможности обеспечить природные виды из окна для каждого сотрудника, то можно хотя бы расставить комнатные растения. Некоторые крупные компании занимаются озеленением крыш своих офисных зданий с целью предоставления своим работникам места для отдыха.

7. Обустройство рабочих мест для руководства в общем офисном пространстве

   Опенспейс предоставляет прекрасные возможности для размещения рабочих мест руководителей наряду с местами для рядовых сотрудников. Такой вариант расположения рабочих зон даст возможность руководству лучше понять потребности своих работников, а заодно и проконтролировать их. Находясь в одном пространстве со всеми целый рабочий день, можно выявить все недочеты в организации рабочего процесса (если они имеют место быть). При этом можно оборудовать для себя привычный кабинет, но в то же время периодически работать в коллективе, чтобы ощутить себя частью команды и определить ее сильные и слабые черты. Работу в общем пространстве и кабинете можно чередовать по дням.

8. Анализ ошибок предыдущих попыток обустроить открытый офис

   При очередном обустройстве интерьера открытого офиса стоит ориентироваться на свои же ошибки в прошлом. Анализ предыдущих неудач поможет правильно организовать единое рабочее пространство. Например, некоторые компании на своем опыте сумели вывести эффективную «формулу» рассадки сотрудников. За один стол сажают по два работника, чтобы вид работающего напарника действовал на работника, как сигнал к постоянной работе, не давал расслабляться. Фабрика LAS в своей линейке моделей офисной оперативной мебели 5th Element предлагает довольно широкие возможности обустройства рабочих мест, придерживаясь именно такого правила.

При соблюдении всех перечисленных выше способов грамотного обустройства опенспейс возможно создание оптимальных условий для продуктивной работы всех сотрудников в едином пространстве.